Back office & team assistant

Poste

Als Management Assistant bij Batenborch International zal u volgende taken hebben:
" U ondersteunt een dynamisch team van consultants: interactie en het onthaal van onze partners (kandidaten, klanten etc.), behandeling van inkomende kandidaturen (verwerking in database, dispatching naar consultants, beantwoorden van kandidaturen), agendabeheer, opstellen van specifieke documenten zoals contracten, offertes, omschrijvingen van opdrachten, behandeling van alle telefonische oproepen.
" Daarnaast bent u verantwoordelijk voor een deel van onze boekhouding: het beheer en de opvolging van de facturen van onze klanten.
" Het beheer van de mailbox van onze organisatie.
" Het beheren van e-mail campagnes die bestemd zijn aan verschillende doelgroepen in onze databank. U bereidt deze campagnes voor en verzendt deze vanuit het CRM systeem.
" Verder staat u in voor de organisatie van A tot Z van verschillende evenementen (opmaken van uitnodigingen, opvolgen van registraties, logistiek: voorbereiding van in-house meeting locaties, verzorgen van catering).
" U bent het centrale meldingspunt voor IT- en CRM-systeem gerelateerde problemen, waarbij u contact opneemt met externe helpdesks om deze problemen op te lossen.
" U bent de schakel tussen onze organisatie en onze externe partners: dienstverleners, leveranciers, kandidaten, klanten, ... U bent een professionele vertegenwoordiger die kwalitatief en beschikbaar is om aan de behoeften van onze stakeholders te voldoen en hand in hand samen te werken met ons management en ons team van consultants.
" U zal ook tijdens het jaar een aantal grote ad - hoc projecten in handen nemen.
" Kortom, u bent een spilfiguur voor de organisatie en vormt de ruggengraat van onze consultants.

Profil

Uw profiel:
" U heeft minstens een professionele bachelor (bv. Office Management) of master (bv. Vertaler/tolk/communicatie).
" U beschikt over een perfecte taalvaardigheid in het Nederlands, Frans en het Engels. Elke bijkomende taal wordt gezien als een plus.
" U bent een administratieve duizendpoot en een organisatorisch talent en u kan zich enthousiast inzetten in een ploeg van jonge medewerkers.
" U bent een zelfstandige problem solver die een kei is in organiseren.
" U bent creatief en neemt initiatieven met het oog op de continue verbetering van onze processen en onze manier van werken, u bent een probleemoplosser die in oplossingen denkt
" Ook uw loyaliteit, teamgerichtheid, diplomatie en discretie behoren tot uw sterkste troeven.
" U bent zeer flexibel, leergierig en stressbestendig. U raakt niet in paniek wanneer uw agenda 2 tot 3 keer per dag omgegooid wordt bij urgente situaties.
" U toont zin voor initiatief en verantwoordelijkheid en u kan op een zeer professionele en autonome manier uw prioriteiten bepalen.
" U bent IT-minded en de courante Ms Office toepassingen hebben geen geheimen voor u.
" U bent betrokken en vriendelijk in de omgang met klanten en kandidaten. U kan autonoom werken, heeft een sterke persoonlijkheid en vooral een goed gevoel voor humor.

Wat mag u van ons verwachten:
" Een boeiende en gevarieerde functie in een jong, dynamisch en professioneel team.
" Een contract van onbepaalde duur, een uitstekende verloning aangevuld met een heel interessant pakket extra-legale voordelen.
" Een organisatie, met een internationale mindset & gelegen op een toplocatie, waar ruimte is voor groei en persoonlijke ontwikkeling.